في الفنادق والمطاعم، تأخذ العمالة عادةً ما بين 28% و35% من الإيراد. وهي أكبر تكلفة تستطيع التحكم فيها، ومع ذلك يديرها أغلب أصحاب المنشآت بأرقام توصلهم متأخرة، فما يعرفون أن الساعات زادت إلا بعد ما يدفعونها.
ليش ضبط تكلفة العمالة صعب؟
المشكلة ليست في قلة الاهتمام، بل في توقيت المعلومة. يعدّ المدير جدول الورديات في بداية الأسبوع على أرقام الأسبوع الماضي وتقديره لما هو قادم، وما يشوف النتيجة إلا لما يوصله تقرير الأرباح الأسبوعي. وفي ذلك الوقت تكون الساعات الزائدة قد صُرفت، ولا مجال لاسترجاعها.
- يُبنى جدول الورديات على التقدير، لا على توقّع واضح للطلب
- ما تظهر نسبة تكلفة العمالة إلا في نهاية الفترة
- ما تعرف أن وردية كان فيها موظفون أكثر من الحاجة إلا بعد ما تخلص
- ما تعرف أي الورديات أو الفروع أو المديرين أكفأ من غيرهم
ثلاث خطوات تخفّض بها تكلفة العمالة
1. ابنِ جدول الورديات على الطلب المتوقع
أكبر توفير يأتي من أن تضع في كل وردية العدد الذي يحتاجه الطلب المتوقع، لا العدد اللي تتمنى أنك تحتاجه. ولهذا تحتاج إلى توقّع موثوق للطلب لكل ساعة ولكل فرع. فإذا عرف المسؤول عن الجدول أن غداء الخميس القادم سيكون بنحو 73% من غداء السبت، وزّع الموظفين على هذا الأساس بدل ما يكرر جدول الأسبوع الماضي.
2. تابع نسبة العمالة أثناء الوردية، لا بعدها
لازم يشوف المدير نسبة تكلفة العمالة إلى الإيراد طوال الوردية، لا في التقرير الأسبوعي فقط. فإذا رأى أن النسبة بلغت 34% ولم يبقَ من الخدمة إلا ساعتان، يقدر يتصرف على طول: يصرف أحد الموظفين مبكراً، أو ينقل موظفاً إلى مهمة تجلب إيراداً أعلى، أو يطلب موظفين إضافيين إذا جاء الإقبال أعلى من المتوقع.
3. راجع كل وردية بعد انتهائها
بعد كل وردية، قارن الساعات المخططة بالساعات الفعلية، والإيراد الفعلي بالمتوقع. ومع تكرار المراجعة تبان الصورة بسرعة: مدير يتجاوز هدف العمالة كل أسبوع، وفترة من اليوم فيها موظفون أكثر من الحاجة دائماً، وفرع لن ترتفع إنتاجيته مهما عدّلت جدوله، لأن المشكلة في مكان آخر.
«أسرع واحد يحسّن كفاءة العمالة هو اللي يتابعها كل يوم جزءاً من التشغيل، لا اللي ينتظر المراجعة المالية آخر الشهر.»
كم ممكن توفّر؟
حقّق عملاء داتاجريد تحسّناً في كفاءة العمالة يصل إلى 18%. ولتقريب الصورة: شركة عندها 10 فروع وإيرادها 5 ملايين ريال في السنة، كل 3 نقاط تخفّضها من نسبة تكلفة العمالة توفّر لها 150,000 ريال سنوياً، بدون ما تستغني عن أحد من فريقها أو تخفض مستوى الخدمة.
من وين تبدأ؟
الأرقام اللي تحتاجها موجودة عندك أصلاً في نظام الورديات ونظام نقاط البيع. والسؤال: هل تستفيد منها؟ ابدأ بثلاث خطوات:
- اجمع بيانات الورديات ونقاط البيع في شاشة واحدة.
- احسب الإيراد لكل ساعة عمل في كل فرع ولكل فترة من اليوم، واجعله رقمك المرجعي.
- ضع هدفاً لكل فرع، وراجعه أسبوعياً، ثم يومياً، ثم أثناء الوردية نفسها.
يجمع داتاجريد بيانات الورديات ونقاط البيع في لوحة معلومات واحدة، ويعرض نسبة تكلفة العمالة لكل فرع أثناء الوردية، وتنبّهك تنبيهاته الذكية إلى الوردية اللي فيها موظفون أكثر من الحاجة قبل ما تخلص. احجز عرضاً توضيحياً لترى ذلك على بياناتك أنت.